Warum scheitern so viele Digitalisierungsprojekte in Deutschland?
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Mai 2026
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7 Min. Lesezeit
Kurz beantwortet
Weil die meisten Betriebe einen Schritt übersprungen haben. Sie haben Zettel zu Dateien gemacht, aber ihre Abläufe nie wirklich digital durchdacht. Die Prozesse stecken irgendwo — in den Köpfen der Mitarbeiter, in Workarounds, in Konfigurationen, die jemand mal „hingefrickelt“ hat. Und wenn dann ein neues System kommt, scheitert es nicht an der Technik. Es scheitert daran, dass niemand weiß, was eigentlich wie funktioniert.
Über Digitalisierung wird in Deutschland permanent gesprochen. Gleichzeitig liest man ständig, Deutschland hänge hinterher. Behörden seien langsam, Unternehmen zu analog, Prozesse ineffizient. Doch oft bleibt unklar, worüber eigentlich gesprochen wird.
Denn Digitalisierung ist eben nicht gleich Digitalisierung.
Digitization ist nicht Digitalization
Im Englischen gibt es zwei Begriffe, die im Deutschen in einem einzigen Wort zusammenfallen. Und genau da beginnt das Durcheinander.
Digitization — das ist der erste Schritt. Das Papier weg, die Excel-Tabelle her. Den Lieferschein einscannen. Die Kundenliste im Computer statt im Ordner. Das haben die meisten gemacht. Irgendwie. Über Jahre. Stück für Stück.
Digitalization — das ist der Schritt, den fast alle übersprungen haben. Es bedeutet, die Abläufe selbst digital zu denken. Die wertschöpfenden Prozesse zu verstehen, sie bewusst zu gestalten und dann erst mit Software zu unterstützen. Also mit den Daten, die man hat, auch wirklich etwas zu tun. Sie zu verknüpfen, auszuwerten, daraus Entscheidungen abzuleiten.
Der Unterschied klingt akademisch. Ist er aber überhaupt nicht. Er erklärt, warum so vieles schiefgeht.
Was passiert, wenn man den Schritt überspringt
In den meisten kleinen Betrieben ist über die Jahre Folgendes passiert: Man hat eine Software angeschafft — ein Branchenprogramm, eine Warenwirtschaft, eine Auftragsabwicklung. Man hat sie installiert, und dann hat man sie benutzt. Und wenn etwas nicht so funktioniert hat, wie man es brauchte, hat man es irgendwie hinbekommen. Eine Formel hier, ein Workaround da. Ein Export in Excel, der dann händisch weiterverarbeitet wurde. Eine Schnittstelle, die jemand mal gebastelt hat.
Das ist menschlich. Das ist pragmatisch. Und es hat oft jahrelang funktioniert. Aber: Es war nie bewusst gestaltet. Die Prozesse wurden nicht definiert und dann mit Software unterstützt — sie wurden in die Software reingequetscht. Und das, was dabei entstanden ist, versteht nach ein paar Jahren oft niemand mehr so richtig. Es funktioniert halt. Irgendwie.
Dokumentiert ist davon wenig bis nichts. Das Wissen, warum die Tabelle genau so aufgebaut ist, warum die Schnittstelle genau diese Felder übergibt, warum die Kalkulation auf diesem Weg funktioniert — das steckt in den Köpfen der Menschen, die es damals eingerichtet haben. Und manchmal sind die längst woanders.
Warum dann jede Migration zum Abenteuer wird
Irgendwann kommt der Punkt, an dem man umsteigen muss. Das Altsystem bekommt keine Updates mehr. Der Hersteller kündigt ab. Der Support endet. Die Branche verlangt etwas Neues. Und dann passiert das, was ich in knapp 30 Jahren immer wieder gesehen habe:
Man bekommt die Daten raus. Zahlen, Namen, Texte — das Digitization-Zeug. Maschinenlesbar. Exportierbar. Soweit kein Problem.
Was man verliert, ist alles andere. Die Verknüpfungen. Die Logik. Die Abläufe, die über Jahre in die Software eingebaut wurden — das Digitalization-Zeug. Das steckt im Altsystem und lässt sich in kein Format exportieren.
Und dann versucht man, das, was man im alten System hingefrickelt hat — ohne Bewusstsein, ohne Dokumentation — irgendwie ins neue System hinüberzufrickeln. Und stellt fest: Das neue System funktioniert anders. Die Logik passt nicht. Die Felder heißen anders. Die Schnittstellen greifen ins Leere.
Also wird weiter gefrickelt. Damit das Gefrickelte ans neue System passt. Und danach funktioniert in der Regel noch weniger als vorher. Dann wird noch mehr gefrickelt. Und am Ende hat man ein neues System, das genauso undurchsichtig ist wie das alte — nur teurer.
Warum sich Deutschland damit so schwertut
Das ist kein deutsches Technikproblem. Deutschland hat genug Ingenieure, genug Programmierer, genug Server. Das Problem ist ein anderes: Es fehlt das Bewusstsein, dass Digitalisierung bei den Prozessen anfängt. Bei den wertschöpfenden Abläufen. Bei der Frage: Was machen wir eigentlich, Schritt für Schritt, vom Auftrag bis zum Geldeingang?
Stattdessen wird immer wieder mit der Software angefangen. Ein neues ERP. Eine Cloud-Lösung. Ein KI-Tool. Und dann wundert man sich, warum es nicht funktioniert. Es funktioniert deshalb nicht, weil man versucht, Technik auf ein Fundament zu stellen, das man nie gelegt hat.
Und jetzt kommt die nächste Welle: KI. Und wieder wird versucht, die dritte Stufe zu nehmen, ohne die zweite jemals gemacht zu haben. KI auf Daten loszulassen, die in einem System stecken, das über Jahre zusammengebastelt wurde, ergibt: zusammengebastelte Ergebnisse. KI kann nur so intelligent sein wie die Grundlage, auf der sie arbeitet.
Was das für Ihren Betrieb bedeutet
Wenn Sie einen Betrieb mit 10, 20 oder 30 Mitarbeitern führen, erkennen Sie sich vermutlich in einigen dieser Beschreibungen wieder. Das ist weder peinlich noch ungewöhnlich. Es ist der Normalzustand im deutschen Mittelstand.
Aber: Wenn irgendwann eine Migration ansteht, eine neue Software eingeführt wird, ein KI-Projekt geplant ist oder schlicht der Geschäftsführer das Unternehmen übergeben möchte — dann wird das fehlende Fundament zum Problem. Und dann kostet es ein Vielfaches dessen, was es gekostet hätte, einmal vorher hinzuschauen.
Der erste Schritt ist verblüffend einfach: Die eigenen Abläufe einmal aufschreiben. Verstehen, was den Betrieb am Laufen hält. Wissen, was in der Software steckt und was in den Köpfen. Das ist die Grundlage, die alles andere erst sinnvoll macht — ob Migration, KI oder einfach bessere Entscheidungen im Alltag.
Häufige Fragen
Muss ich meine Prozesse komplett neu aufsetzen, bevor ich Software wechseln kann?
Sie müssen sie verstehen. Das ist weniger als komplett neu aufsetzen, aber mehr als die meisten tun. Wenn Sie einmal dokumentiert haben, wie Ihre wichtigsten Abläufe funktionieren und wo sie in der Software stecken, können Sie eine Migration bewusst planen statt blind migrieren. Das spart Wochen an Nacharbeit und Nerven.
Ist mein Betrieb zu klein für echte Digitalisierung?
Nein — die Größe ist sogar ein Vorteil. In einem Betrieb mit 15 Mitarbeitern lassen sich die Abläufe an einem Tag erfassen. In einem Konzern dauert das Monate. Die Frage ist weniger, ob Sie sich Digitalisierung leisten können — sondern ob Sie es sich leisten können, Ihre Abläufe weiterhin nicht zu kennen.
Dieser Artikel spiegelt die Erfahrung aus knapp 30 Jahren Arbeit mit digitalen Systemen — von der Softwareentwicklung über Enterprise-Architekturen bis zur pragmatischen Risikobewertung im Mittelstand.
Das Fundament legen — bevor das nächste Projekt kommt
Wir kommen in Ihren Betrieb und machen sichtbar, was da ist: Welche Abläufe laufen wie, welche Software stützt sie, was steckt in den Köpfen und was in den Systemen. Unabhängig, herstellerneutral und ohne Interesse daran, Ihnen danach etwas zu verkaufen. Das Ergebnis gehört Ihnen — als Grundlage für alles, was danach kommt.